فردای اقتصاد: برگزاری عالیِ جلسات به این معناست که عوامل حواس‌پرتی‌ها باید محدود شود- خواه این عوامل شامل سؤالات خارج از محدوده گفتگو باشند، خواه نظرات بیش از حد منفی و غیرمولد یا نظرات موازی نامرتبط. نشریه هاروارد بیزنس ری‌ویو نحوه برگزاری جلسات فشرده‌تر و متمرکزتر را برشمرده است.
ابتدا هدف اصلی جلسه را تعیین کنید. آیا هدف گروه تصمیم‌گیری، ایده‌پردازی، همسو کردن افراد یا چیز دیگری است؟ در مرحله بعد، هر مورد دستور کار را به شکل یک پرسش برای هر یک از اعضای تیم در نظر بگیرید. به‌عنوان مثال، به‌جای آنکه «پروژه X» » را به‌عنوان موضوع جلسه عنوان کنید، عنوان دستور کار را به‌صورت «محصولات تحویلی ما برای پروژه X چیست؟» اعلام کنید. این به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا از قبل درباره راه‌حل‌های بالقوه فکر کنند. هنگام ارسال دعوت‌نامه برای حضور در جلسه، مطمئن شوید که فقط افرادی را شامل می‌شود که نقش مستقیمی در دستیابی به هدف اعلام شده جلسه دارند چون عوامل حواس پرتی بیشتر در محیط‌های شلوغ و پر سر و صدا ظاهر می‌شوند. در نهایت، در ابتدای جلسه، هدف گروه را به همه یادآوری کنید و بر قصد خود برای حفظ مکالمه در مسیر درست تاکید کنید. به این ترتیب، اگر عوامل حواس پرتی مشاهده شد، می‌توانید به راحتی آن را مشخص کنید و توجه تیم را تغییر دهید و به مسیر درست هدایت کنید.
منبع: HBR
نویسنده: لوئیس ولاسکوئز
مترجم: شادی آذری حمیدیان
تبادل نظر